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Datenschutzerklärung

Die MARAX Hausverwaltung nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung. Die verwendeten Begriffe entsprechen den Definitionen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Artikel 4.

Verantwortlicher

MARAX GmbH

Kirchheimer Straße 24

81929 München

Telefon: +49 (0) 89 21269231
E-Mail: info@marax-hausverwaltung.de

Website: www.marax-hausverwaltung.de 

Arten der verarbeiteten Daten
– Kontaktdaten (wie Vor-/Nachname, Rufnummer, E-Mail Adresse)
– Kontaktformular (wie Vor-/Nachname, Objektart)
– Nutzungsdaten (wie abgerufene Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
– Kommunikationsdaten (wie IP-Adresse, Browserversion)

Kategorien betroffener Personen
– Nutzer dieser Webseite

Zweck der Verarbeitung
– Bereitstellung von Unternehmensinformationen
– Bereitstellung von Kontaktmöglichkeiten
– Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Webseite
– Marketing und Analyse des Nutzerverhaltens

Verwendete Begrifflichkeiten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe von automatisierten Verfahren ausgeführter Vorgang oder jeder Ablauf im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Als Verantwortlicher wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

Relevante Rechtsgrundlagen
Grundlage des Datenschutzrechts ist das informationelle Selbstbestimmungsrecht des Einzelnen. Entsprechend des Artikels 13 DSGVO informieren wir Sie über die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen. Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Artikel 6 Absatz 1 a und Artikel 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Artikel 6 Absatz 1  b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Artikel 6 Absatz 1 c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Artikel 6 Absatz 1 f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Artikel 6 Absatz 1 d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Datenverarbeitung im Rahmen unserer Verwaltertätigkeit

Dieser Abschnitt informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten von Wohnungseigentümern, Mietern und sonstigen Beteiligten im Rahmen unserer Tätigkeit als Hausverwaltung verarbeiten.

a) Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Als Hausverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten zur ordnungsgemäßen Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten aus dem Verwaltervertrag mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) sowie zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Die primäre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten von Wohnungseigentümern ist die Erfüllung des Verwaltervertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus können wir Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten.

b) Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Verwaltungstätigkeit verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Stammdaten: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung.

  • Vertrags- und Objektdaten: Angaben zu Ihrer Eigentums- oder Mieteinheit (z.B. Wohnungsnummer, Miteigentumsanteil), Daten aus dem Kauf- oder Mietvertrag, Protokolle von Eigentümerversammlungen.

  • Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Hausgeldzahlungen, Verbrauchsdaten (Heizung, Wasser) zur Erstellung von Einzel- und Gesamtabrechnungen, Mahnwesen.

  • Kommunikationsdaten: Schriftverkehr (E-Mails, Briefe) im Zusammenhang mit der Verwaltungstätigkeit.

c) Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unserer Hausverwaltung nur denjenigen Mitarbeitern zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Vertragsdurchführung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.

Mögliche Empfänger sind beispielsweise:

  • Handwerksbetriebe und Dienstleister: zur Durchführung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen.

  • Messdienstleister: zur Erstellung der verbrauchsabhängigen Heiz- und Wasserkostenabrechnung.

  • Versicherungen: im Schadensfall.

  • Banken und Kreditinstitute: zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

  • Rechtsanwälte und Gerichte: im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

Einsatz externer Software und Dienstleister zur Vertragsabwicklung

Zur effizienten Erfüllung unserer Verwaltungsaufgaben (z.B. Buchhaltung, Erstellung von Abrechnungen, Kommunikation mit Eigentümern, Bereitstellung eines Kundenportals) setzen wir spezialisierte Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen von externen Anbietern ein.

Im Rahmen dieser Zusammenarbeit kann es erforderlich sein, dass diese Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die wir im Rahmen des Verwaltervertrags verarbeiten (insbesondere Stamm-, Vertrags- und Abrechnungsdaten).

Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus und stellen durch den Abschluss von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO sicher, dass diese die Daten ausschließlich nach unserer Weisung und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeiten. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung bleibt bei uns. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel innerhalb der Europäischen Union oder in Ländern mit einem angemessenen Datenschutzniveau.

Zusammenarbeit mit Dritten oder Auftragsverarbeiter
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, wenn Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses.

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage der Auftragsverarbeitung beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Artikels 28 DSGVO.

Übermittlungen in Drittländer

Wir verwenden unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Beispielsweise sind US-Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z. B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

 

Rechte der betroffenen Personen
Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
Die betroffene Person hat das Recht, eine Bestätigung zu verlangen, ob betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist das der Fall, hat sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten sowie über Informationen, unter anderem über die Verarbeitungszwecke, deren Herkunft, Empfänger, über die Dauer der Speicherung sowie über ihre Rechte.

Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) - Die betroffene Person hat das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der unzutreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.

Löschung (Artikel 17 DSGVO) - Die Betroffenen haben das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen – zum Beispiel wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind oder die dazu erteilte Einwilligung widerrufen wurde. Als besondere Ausformung des Löschungsanspruches besteht nun auch ein „Recht auf vergessen werden“, wenn die verantwortliche Stelle die zu löschenden Daten öffentlich gemacht hat. Dann muss sie vertretbare Schritte unternehmen, um die Stellen, die diese Daten verarbeiten, zu informieren, dass die betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen Daten, von Kopien oder Replikationen verlangt.

Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) - Die betroffene Person kann in bestimmten Fällen auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Zum Beispiel: Wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Recht auf Übertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO) - Das Recht auf Datenübertragung gibt betroffenen Personen unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch, eine Kopie der sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem üblichen und maschinenlesbaren Dateiformat zu erhalten.

Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) - Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Widerrufsrecht (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO) - Betroffene Personen haben das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO) - Betroffene Personen können der zukünftigen Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Löschung von Daten
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Artikel 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. Das gilt zum Beispiel für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Erhebung von Zugriffsdaten und Protokolldateien
Auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Artikel 5. Absatz 1 f DSGVO) speichern wir zur Sicherstellung der Verfügbarkeit Daten über jeden Zugriff auf den Web-Server. Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Datenmenge, Statusmeldungen, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, IP-Adresse und ggf. weitere technische Informationen.

Protokolldateien werden aus Sicherheitsgründen für die Dauer von maximal 14 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten für Beweiszwecke werden bis zur Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme (wie eMail, Kontaktformular, Telefon) werden Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Anfrage und der für die Abwicklung notwendigen Schritte verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem geeigneten Programm zur Kundenverwaltung oder vergleichbarer Organisation gespeichert werden.

Wir löschen die Daten, die aufgrund der Anfragen gespeichert wurden, sofern diese nicht mehr erforderlich sind und die gesetzlichen Archivierungspflichten nicht entgegensprechen.

Hosting
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter: Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv 6350671, Israel (nachfolgend „WIX“).
WIX ist ein Tool zum Erstellen und zum Hosten von Webseiten. Wenn Sie unsere Website besuchen, werden
mit Hilfe von WIX das Nutzerverhalten, die Besucherquellen, die Region der Websitebesucher und die
Besucherzahlen analysiert. WIX speichert Cookies auf Ihrem Browser, die für die Darstellung der Website
und zur Gewährleistung der Sicherheit erforderlich sind (notwendige Cookies).
Die Daten, die über WIX erfasst werden, können auf verschiedenen Servern weltweit gespeichert werden.
Die Server von WIX stehen u. a. in den USA.
Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von WIX: https://de.wix.com/about/privacy.
Die Datenübertragung in die USA und sonstige Drittstaaten wird laut WIX auf die Standardvertragsklauseln
der EU-Kommission bzw. vergleichbare Garantien nach Art. 46 DSGVO gestützt. Details finden Sie hier:
https://de.wix.com/about/privacy-dpa-users.
Die Verwendung von WIX erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes
Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende
Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a
DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf
Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die
Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der
DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung
europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach
dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere
Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5626.
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes
geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der
gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren
Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet

Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Registrierung auf dieser Website
Sie können sich auf unserer Website registrieren, um zusätzliche Funktionen auf der Seite zu nutzen. Die dazu eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes, für den Sie sich registriert haben. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls werden wir die Registrierung ablehnen.

Für wichtige Änderungen etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie auf unserer Website registriert sind und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

 

Cookies
Als Cookies werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der Nutzer gespeichert werden. Innerhalb der Cookies können verschiedene Informationen gespeichert werden. Ein Cookie kann dazu dienen, Informationen zu einem Nutzer (wie Browserversion, Interesse des Nutzers) während oder auch nach seinem Besuch innerhalb einer Webseite zu speichern. Diese Cookies können temporär oder permanent gespeichert werden.

Wir können temporäre und permanente Cookies einsetzen und klären hierüber im Rahmen unserer Datenschutzerklärung auf. Falls die betroffene Person nicht möchte, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, wird sie gebeten, die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Das Verhindern von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieser Webseite führen.

Cookie-Verwaltung / Einwilligung externe Anbieter
Zur Verwaltung der optionalen Cookies und Abfrage der Einwilligung zur Verwendung von externen Dienstanbietern setzten wir das Produkt BorlabsCookie ein. Über dieses Tool speichern wir auf Ihrem Rechner eine individuelle Nutzer-ID, Sprache und die Arten Ihrer Einwilligungen sowie den Zeitpunkt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Einsatz von Analysetools auf unserer Webseite
Soweit Sie zugestimmt haben, verwenden wir unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogenen Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann.

Auf die Verarbeitungstätigkeiten dieser Unternehmen haben wir keinen Einfluss. Soweit möglich, sind diese Tools aber von uns mit den datensparsamsten Einstellungen konfiguriert.

Google Analytics
Soweit Sie ihre Einwilligung gegeben haben, wird auf unserer Website Google Analytics eingesetzt, ein Webanalysedienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA. Google Analytics verwendet Cookies, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Aufgrund der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf diesen Webseiten, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html und unter https://policies.google.com/?hl=de.

Die von uns gesendeten und mit Cookies, Nutzerkennungen (z. B. User-ID) oder Werbe-IDs verknüpften Daten werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat.

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Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

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