Hausverwaltung wechseln leicht gemacht: Ihr Leitfaden für einen erfolgreichen Verwalterwechsel

Fehlerhafte Jahresabrechnungen, schleppende Kommunikation, ignorierte Beschlüsse oder ein Gefühl der mangelnden Transparenz – viele Wohnungseigentümer kennen diese Probleme. Die Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung wächst, doch der Gedanke an einen Wechsel wirkt oft wie ein unüberwindbares Hindernis voller bürokratischer Hürden.

Die gute Nachricht: Dank der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ist der Wechsel Ihrer WEG-Verwaltung heute einfacher und unkomplizierter als je zuvor. Sie müssen sich nicht länger mit unzureichenden Leistungen abfinden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den Wechsel professionell und rechtssicher gestalten und Ihre Immobilie wieder in vertrauensvolle Hände legen.

Die wichtigste Änderung zuerst: Was die WEG-Reform 2020 für Sie bedeutet

Das Herzstück der Vereinfachung ist die Neuregelung in § 26 Abs. 3 WEG. Für Sie als Eigentümer bedeutet das konkret:

• Abberufung jederzeit möglich: Sie können die Hausverwaltung jederzeit per Mehrheitsbeschluss abberufen.

• Kein wichtiger Grund erforderlich: Für die Abberufung benötigen Sie keinen rechtlich "wichtigen" Grund mehr. Reine Unzufriedenheit mit der Leistung ist ausreichend.

• Automatische Vertragsbeendigung: Der Verwaltervertrag endet nach der Abberufung automatisch, spätestens nach sechs Monaten. Eine separate, fristgerechte Kündigung ist oft nicht mehr nötig, kann aber sinnvoll sein, wenn Ihr Vertrag eine kürzere Frist vorsieht.

  
  

Es ist entscheidend, die Begriffe Abberufung und Kündigung zu verstehen:

• Die Abberufung: Dies ist der Beschluss der Eigentümergemeinschaft, der die Verwaltung mit sofortiger Wirkung von ihrer Position und ihren Aufgaben entbindet. Sie verliert ihre Befugnisse.

• Die Kündigung des Vertrags: Dies beendet das rechtliche und finanzielle Vertragsverhältnis. Dank der WEG-Reform ist dieser Schritt eine direkte Folge der Abberufung geworden.

Gründe für den Wechsel: Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Ein Wechsel sollte gut überlegt sein. Klare Anzeichen dafür, dass die Zusammenarbeit nicht mehr funktioniert, sind:

• Fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen: Wiederholte Fehler in Jahresabrechnungen oder Wirtschaftsplänen.

• Mangelnde Kommunikation: Die Verwaltung ist schlecht oder gar nicht erreichbar, Anfragen bleiben unbeantwortet.

• Ignorierte Beschlüsse: Rechtmäßig gefasste Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft werden nicht oder nur stark verzögert umgesetzt.

• Vernachlässigung der Instandhaltung: Notwendige Reparaturen oder Mängel am Gemeinschaftseigentum werden ignoriert.

• Fehlende Transparenz: Es mangelt an Einsicht in Verträge, Belege oder die finanzielle Situation der WEG.

  
  

Bei besonders schwerwiegenden Pflichtverletzungen, wie der Veruntreuung von Geldern oder der hartnäckigen Weigerung, Unterlagen einzusehen, kommt auch eine außerordentliche, fristlose Kündigung nach § 626 BGB infrage.

Ihr Fahrplan zum Wechsel: In 6 Schritten zur neuen Verwaltung

Ein strukturierter Prozess ist der Schlüssel zum Erfolg. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

Schritt 1: Situation analysieren und Vertrag prüfen 

Dokumentieren Sie sachlich die bestehenden Probleme und Mängel. Werfen Sie anschließend einen Blick in den aktuellen Verwaltervertrag: Welche Laufzeit und welche Kündigungsfristen sind vereinbart? Diese Informationen sind die Basis für Ihre weitere Planung.

Schritt 2: Eine neue Hausverwaltung suchen 

Beginnen Sie frühzeitig mit der Suche nach einer passenden Nachfolge. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen und den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Verwaltung zu genügen, sollten Sie

mindestens drei vergleichbare Angebote einholen. Achten Sie dabei auf:

• Transparente Kosten: Ist klar ersichtlich, welche Leistungen inklusive sind und was extra kostet?

• Digitale Prozesse: Bietet die Verwaltung ein Online-Portal für Dokumente und Abrechnungen an?

• Erreichbarkeit und Service: Gibt es feste Ansprechpartner und garantierte Reaktionszeiten?

• Referenzen und Erfahrung: Hat die Verwaltung Erfahrung mit Objekten Ihrer Größe?

  
  

Schritt 3: Die Eigentümerversammlung einberufen 

Der Wechsel wird in einer Eigentümerversammlung (ETV) beschlossen. Diese kann von der aktuellen Verwaltung, dem Verwaltungsbeirat oder von mehr als 25 % der Eigentümer verlangt werden. Die Einladung muss allen Eigentümern rechtzeitig, in der Regel mit einer Frist von drei Wochen, zugehen.

Schritt 4: Die Tagesordnung korrekt formulieren 

Dies ist ein rechtlich entscheidender Punkt! Nur über Themen, die explizit auf der Tagesordnung stehen, kann wirksam abgestimmt werden. Folgende Punkte dürfen nicht fehlen:

• Abberufung der bisherigen Verwaltung.

• Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags.

• Vorstellung der neuen Verwaltungskandidaten.

• Bestellung der neuen Verwaltung.

• Beschluss über den Abschluss des neuen Verwaltervertrags.

  
  

Schritt 5: Beschlüsse fassen und dokumentieren 

Für alle genannten Beschlüsse genügt eine einfache Mehrheit der auf der Versammlung abgegebenen Stimmen. Alle gefassten Beschlüsse müssen sorgfältig im Versammlungsprotokoll festgehalten und in die Beschlusssammlung der WEG aufgenommen werden.

Schritt 6: Vertrag unterzeichnen und Übergabe organisieren 

Nach der erfolgreichen Beschlussfassung wird der neue Verwaltervertrag unterzeichnet. Die neue Verwaltung wird sich dann um die professionelle Übergabe kümmern. Die scheidende Verwaltung ist gesetzlich verpflichtet, alle Unterlagen, Konten, Rücklagen und relevanten Informationen lückenlos zu übergeben.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

• Wechseln ist einfach: Dank der WEG-Reform 2020 können Sie Ihre Verwaltung jederzeit ohne wichtigen Grund mit einem einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen.

• Abberufung vor Kündigung: Die Abberufung entzieht der Verwaltung die Befugnisse. Der Vertrag endet danach automatisch nach spätestens 6 Monaten.

• Die ETV ist entscheidend: Eine sorgfältig vorbereitete Eigentümerversammlung mit einer korrekten Tagesordnung ist der Schlüssel zu einem rechtssicheren Wechsel.

• Gute Vorbereitung zahlt sich aus: Nehmen Sie sich Zeit, um mindestens drei Angebote von neuen Verwaltungen einzuholen und diese sorgfältig zu vergleichen.

• Die Übergabe ist geregelt: Die alte Verwaltung ist zur vollständigen Herausgabe aller Unterlagen und Vermögenswerte verpflichtet.

Ihr nächster Schritt zu einer sorgenfreien Verwaltung

Ein Verwalterwechsel ist eine Chance für einen Neuanfang. Er muss nicht kompliziert sein, wenn er strukturiert und mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite angegangen wird. Wir bieten Ihnen nicht nur eine professionelle Verwaltung, sondern auch Transparenz, moderne digitale Werkzeuge und eine proaktive Kommunikation, die den Wert Ihrer Immobilie sichert.

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