Leitfaden für die Eigentümerversammlung: Ablauf, Beschlüsse und die Rolle Ihrer Hausverwaltung

Die jährliche Eigentümerversammlung ist das Herzstück jeder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier werden die Weichen für die Zukunft Ihrer Immobilie gestellt – von wichtigen Instandhaltungsmaßnahmen über den Wirtschaftsplan bis hin zur Wahl der Hausverwaltung. Doch der Weg zu rechtskräftigen Beschlüssen ist mit Formalitäten und gesetzlichen Vorgaben verbunden, die für Eigentümer oft unübersichtlich sein können.

Sie fragen sich, wie eine solche Versammlung korrekt abläuft, welche Rechte und Pflichten Sie haben und wie Sie sicherstellen, dass Ihre Interessen gewahrt werden? Dieser Beitrag bietet Ihnen einen klaren und verständlichen Leitfaden und zeigt auf, wie eine professionelle Hausverwaltung Sie sicher durch den gesamten Prozess führt.

Der Kern der Gemeinschaft: Warum die Eigentümerversammlung so entscheidend ist

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium einer WEG. Jede hier getroffene Entscheidung – von der Sanierung des Daches bis zur Anpassung der Hausordnung – ist für alle Miteigentümer rechtlich bindend, sofern sie korrekt gefasst wurde. Daher ist es von großer Bedeutung, dass diese Versammlungen strukturiert und nach den Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ablaufen.

Zu den typischen Beschlussthemen gehören:

• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Die finanzielle Grundlage der Gemeinschaft wird hier beschlossen und kontrolliert.

• Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen: Entscheidungen über notwendige Reparaturen oder energetische Sanierungen werden getroffen.

• Bildung von Rücklagen: Die Höhe der Erhaltungsrücklage wird festgelegt, um für zukünftige Ausgaben gewappnet zu sein.

• Bestellung und Abberufung der Verwaltung: Die Gemeinschaft entscheidet über die Beauftragung und Entlastung ihrer Hausverwaltung.

• Anpassung der Hausordnung: Regeln für das gemeinschaftliche Zusammenleben werden diskutiert und verabschiedet.

  
  

Ihre Teilnahme oder ordnungsgemäße Vertretung ist daher essenziell, um Ihre Interessen aktiv einzubringen, auch wenn keine gesetzliche Teilnahmeplicht besteht.

Der Weg zur Versammlung: Die form- und fristgerechte Einladung

Eine rechtssichere Versammlung beginnt mit einer korrekten Einladung. Hierfür trägt in der Regel die Hausverwaltung die Verantwortung.

Wichtige rechtliche Aspekte der Einladung:

• Frist: Die Einladung muss den Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin in Textform (z. B. per E-Mail oder Brief) zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG). Bei außerordentlichen Versammlungen kann diese Frist aufgrund der Dringlichkeit kürzer ausfallen.

• Inhalt: Neben Datum, Uhrzeit und Ort müssen alle Tagesordnungspunkte (TOPs) präzise aufgeführt sein. Nur über die in der Einladung genannten Punkte kann ein rechtsgültiger Beschluss gefasst werden. Vage Formulierungen wie „Sonstiges“ sind für Beschlussfassungen unzulässig.

• Unterlagen: Wichtige Dokumente wie die Jahresabrechnung, der Wirtschaftsplan oder Angebote für geplante Maßnahmen sollten der Einladung beigefügt werden, um eine fundierte Vorbereitung zu ermöglichen.

  
  

Der Ablauf am Tag der Versammlung: Ein strukturierter Prozess

Eine Eigentümerversammlung folgt einem klaren und bewährten Ablauf, um einen reibungslosen Prozess für alle Teilnehmer zu gewährleisten.

Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Eröffnung und Begrüßung: Die Versammlungsleitung, meist die Hausverwaltung, eröffnet die Sitzung und begrüßt die anwesenden Eigentümer und deren Vertreter.

2. Feststellung der Beschlussfähigkeit: Ein entscheidender Punkt, der seit der WEG-Reform 2020 stark vereinfacht wurde. Die Versammlung ist nun unabhängig von der Anzahl der anwesenden oder vertretenen Eigentümer immer beschlussfähig. Dies verhindert Verzögerungen und stellt sicher, dass notwendige Entscheidungen getroffen werden können.

3. Prüfung der Vollmachten: Wer nicht persönlich teilnehmen kann, hat die Möglichkeit, eine Vertretung per schriftlicher Vollmacht zu entsenden. Die Gültigkeit dieser Vollmachten wird zu Beginn geprüft.

4. Diskussion und Abstimmung: Jeder Punkt der Agenda wird einzeln vorgestellt, diskutiert und zur Abstimmung gebracht. Die Versammlungsleitung moderiert die Debatte und sorgt für einen geordneten Austausch.

5. Verkündung und Protokollierung: Nach jeder Abstimmung werden die Ergebnisse klar verkündet und für das Protokoll festgehalten. Alle gefassten Beschlüsse müssen exakt im Protokoll dokumentiert werden. Dieses dient als offizieller Nachweis und wird den Eigentümern nach der Versammlung zugesandt.

   
   

Abstimmungen verstehen: Wie Beschlüsse zustande kommen

In der Regel legt die Gemeinschaftsordnung fest, welches Stimmprinzip gilt:

• Kopfprinzip: Jede Eigentümerin bzw. jeder Eigentümer hat eine Stimme, unabhängig von der Größe oder Anzahl der Wohnungen.

• Wertprinzip: Das Stimmgewicht richtet sich nach den Miteigentumsanteilen (MEA).

• Objektprinzip: Pro Wohnung oder Einheit gibt es eine Stimme.

  
  

Für die meisten Entscheidungen, wie die Genehmigung der Jahresabrechnung oder einfache Instandsetzungen, genügt die

einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Für weitreichendere Maßnahmen, etwa bauliche Veränderungen, kann das Gesetz oder die Gemeinschaftsordnung eine qualifizierte Mehrheit oder sogar Einstimmigkeit vorschreiben.

Nach der Versammlung: Protokoll, Beschlusssammlung und Umsetzung

Mit dem Ende der Versammlung beginnt die wichtige Phase der Nachbereitung.

• Protokoll und Beschlusssammlung: Wir erstellen ein rechtssicheres Protokoll und stellen es allen Eigentümern zeitnah zur Verfügung. Jeder gefasste Beschluss wird zudem in der gesetzlich vorgeschriebenen Beschlusssammlung lückenlos und transparent dokumentiert (§ 24 Abs. 7 WEG).

• Umsetzung der Beschlüsse: Wir holen Angebote ein, beauftragen Handwerker und setzen die von der Gemeinschaft beschlossenen Maßnahmen professionell und termingerecht um.

• Anfechtungsfrist: Sollte ein Eigentümer der Meinung sein, ein Beschluss sei fehlerhaft zustande gekommen, kann er diesen innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung gerichtlich anfechten (§ 45, 46 WEG). Gründe können Formfehler oder inhaltliche Verstöße sein.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

• Zentrales Organ: Die Eigentümerversammlung ist der wichtigste Ort für Entscheidungen in Ihrer WEG.

• Immer beschlussfähig: Seit der WEG-Reform 2020 ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig.

• Fristen sind entscheidend: Die Einladungsfrist von drei Wochen muss eingehalten und die Tagesordnung präzise formuliert werden.

• Das Protokoll ist bindend: Alle Beschlüsse werden im Protokoll festgehalten und sind die Arbeitsgrundlage für die Verwaltung.

• Beschlüsse gelten für alle: Die gefassten Beschlüsse sind für alle Eigentümer bindend, auch wenn keine Anwesenheitspflicht besteht.

Setzen Sie auf professionelle Unterstützung

Eine gut vorbereitete und professionell durchgeführte Eigentümerversammlung ist die Basis für eine harmonische Gemeinschaft und eine werterhaltende Verwaltung Ihrer Immobilie. Als erfahrene Hausverwaltung entlasten wir Sie von allen organisatorischen und rechtlichen Aufgaben, sorgen für transparente Prozesse und setzen Ihre Beschlüsse zuverlässig um.

Profitieren Sie von unserer Expertise und sorgen Sie für eine reibungslose und rechtssichere Verwaltung Ihres Eigentums.